Wideokonferencja. Jedno z narzędzi home office

Wszechobecność koronawirusa chcąc nie chcąc wymusza na nas zmianę stylu życia. Od kilku tygodni coraz powszechniejszym zainteresowaniem cieszą się w związku z tym spotkania biznesowe w trybie online. Niegdyś odbywały się one okazjonalnie w chwili obecnej stanowiąc normę funkcjonowania zawodowego. Jeśli dopiero zaczynasz swoją przygodę ze spotkaniami biznesowymi online, warto byś wiedział, że istnieją zasady pozwalające na rzeczowe przeprowadzenie tego typu rozmowy, by była ona tak samo lub dużo bardziej efektywna jak ta odbywająca się w tradycyjnych warunkach. Przejdźmy, wobec tego do konkretów: co należy zrobić?

1.Zaplanuj kontakt

Z wyprzedzeniem poinformuj zespół o narzędziach niezbędnych Wam wszystkim do tego, aby nawiązać kontakt.

Planujesz wideospotkanie?

OK, ale nie wyskakuj z nim jak przysłowiowy Filip z konopi. Daj zespołowi czas na przygotowanie się: sprawdzenie sprzętu oraz jakości programów i narzędzi, które są wam konieczne do pracy. Przede wszystkim jednak warto sprawdzić czy każdy uczestnik spotkania opanował niezbędne umiejętności z zakresu technologii informacyjnej.

2.Uporządkuj pulpit

Szczególnie jeśli masz zamiar dokonać koniecznych prezentacji lub udostępniać pliki. Dobrym, bo sprawdzonym pomysłem jest umieszczenie wszystkich plików w jednym folderze, po to by sprawnie rozesłać je uczestnikom spotkania jeszcze przed nim.
Poza tym wyeliminuj na czas spotkania wszystkie komunikatory, wyłącz social media, a prywatne kwestie i rozmowy odstaw na bok. Pozbądź się wszystkiego co mogłoby Cię jakkolwiek rozpraszać. Twój umysł musi być przecież przytomny.

3.Sformułuj ramy czasowe spotkania oraz jego cel

Każde tego typu spotkanie powinna poprzedzać informacja o przewidywanym czasie jego trwania. W ten sposób dasz równe szansę każdemu, aby odpowiednio mógł się przygotować do spotkania. Umówmy się, w takich chwilach każdy z nas chciałby wypaść jak najlepiej, poza tym jest wiele rzeczy do omówienia. Dlatego też warto jest być dodatkowo przezornym i pomyśleć o czymś jeszcze, a mianowicie o posiadaniu zapasów czasowych. To po to by wszystkie ważne kwestie zostały odpowiednio rozstrzygnięte zamiast paść ofiarą presji czasowej lub nawet deficytu czasu.

I oczywiście nie zapominaj o najważniejszym – każde spotkanie (nie tylko) w trybie home office powinno mieć swój cel, tak więc ustal go, a potem pilnuj, aby nic nie wymknęło się spod kontroli i aby cel został właściwie zrealizowany. 

4.Miej plan B

Internet lubi płatać figle, więc w normalnych okolicznościach można byłoby przymknąć na to oko i po prostu przeczekać. Sprawa komplikuje się, gdy lada chwila mamy spotkanie biznesowe online, a kapryśne łącza postanawiały odmówić nam posłuszeństwa. Co wtedy? Cóż, najgorsze co możesz wtedy zrobić to zacząć panikować. Najlepiej jest zadziałać w myśl powiedzenia – „przezorny zawsze ubezpieczony.” Warto jest przewidywać takie sytuacje i na przyszłość zwyczajnie zapatrzeć się w dodatkowy ruter lub hotspot z telefonu. Takie same rozwiązanie zaproponuj swoim współpracownikom, tak by wszyscy mieli ten sam komfort psychiczny. Jeśli z kolei akurat wysiadł Ci prąd to tutaj możesz podziałać laptopem, a w ostateczności po prostu przełożyć spotkanie na inny termin.

Pamiętaj, że na pewne rzeczy nie mamy wpływu, a jeśli taka sytuacja zdarzy się raz na jakiś czas to powiedz sobie „Trudno, stało się. Bywa i tak.” W ostateczności to przecież nie jest koniec świata.

Na koniec warto jeszcze dodać, że najpoważniejszym błędem w trakcie wideokonferencji jest najczęściej nieprofesjonalne podejście uczestników wynikające z rozluźnienia atmosfery. Trzeba zrozumieć, że to, iż pandemia postawiła nas w sytuacji przymusu pracy zdalnej, nie oznacza wcale zwolnienia z zawodowej klasy. Aby dać innym do zrozumienia, że traktujemy spotkanie online bardzo poważnie możemy założyć strój adekwatny dla miejsca pracy, a jeśli nie chcemy iść aż tak daleko to przynajmniej nie zasiadajmy do biurka w szlafroku.

Nie da się ukryć, że postęp technologiczny daje nam coraz to nowsze narzędzia do porozumiewania się na odległość.

Z początku nie traktowane zbyt serio przeważnie jako rozrywka dla młodzieży, w dobie pandemii stają się ważnym narzędziem komunikacji biznesowej, z którego jak najbardziej powinniśmy korzystać.

Grunt, żeby po prostu robić to w zdrowy i wyważony sposób.