Konflikty w zespole, jak sobie z nimi radzić

Nie ma co się oszukiwać. Nikt z nas nie jest idealny, toteż zdarza nam się popadać w konflikty. Każdy chciałby, aby takich sytuacji było jak najmniej albo zdarzały się jak najrzadziej. Pół biedy, gdy spór pojawia się w domu, bo wtedy można po prostu przeczekać, znacznie gorzej, jeśli taka sytuacja dotyka miejsca pracy, ponieważ rzutuje to na cały zespół oraz na jakość pracy.Co wtedy, co możesz zrobić?

PO PIERWSZE – weź sprawy w swoje ręce.

Nie czekaj aż sprawa rozwiąże się sama ani nie czekaj na lepszy moment.

Nie masz na co czekać! Zorganizuj spotkanie na neutralnym gruncie, ale co ważne z każdą ze stron sporu osobno tak byś mógł z nimi spokojnie porozmawiać bez niepotrzebnego ryzyka wzajemnego obrzucania się oskarżeniami. Nie próbuj też załatwiać sprawy tak zwaną okrężną drogą, czyli chociażby poprzez telefon czy mail. To ma być rozmowa w cztery oczy, podczas której jasno stwierdzisz, że problem istnieje. Inaczej  to nie zadziała, a Ty tylko stracisz czas.

PO DRUGIE – zdefiniuj problem, ale nie oceniaj.

Musisz się zatem pilnować, by nie używać zwrotów w stylu „To jak się zachowałeś i co zrobiłeś…” Nie ma sensu brnąć w konflikt, zdecydowanie rozsądniej będzie go po prostu rozwiązać. Sformowanie „Ten problem, ta sytuacja…” pozwala w jasny sposób oddzielić problem od rozmówcy, a to niezwykle ważna różnica.

Pamiętaj, że przybierając rolę mentora musisz wyzbyć się stronniczości i pozwolić każdej ze stron wypłakać się. Oczywiście, gdy jesteście w cztery oczy. Dopiero później możesz przejść do analizy i twórczego poszukiwania istoty zaistniałego problemu. Problemu, który dla każdej ze stron będzie oznaczał subiektywnie coś zgoła innego. Dlatego to właśnie Ty powinieneś był zadbać o obiektywizm.

Nie zapominaj o aktywnym słuchaniu, bo może Ci się to przydać.

PO TRZECIE– znajdź podobieństwa.

Przecież nikt nie chce źle. I właśnie chodzi o to, by te podobieństwa jak najbardziej uwidocznić, tak by stały się motywacją dla całej grupy. Twój zespół to przede wszystkim ludzie, którzy tak czy inaczej grają do jednej bramki. Wszyscy walczycie o klientów, macie podobne priorytety i nie lubicie potknięć. Grunt, żeby uświadomić zespołowi, że konflikt stanowi jedynie niewielką barierę w osiągnięciu tych marzeń i że to właściwie od niego (zespołu) zależy jaki będzie wynik.

To pomaga!

PO CZWARTE – kieruj się empatią.

I obiektywizmem. Nie możesz wziąć strony żadnej z osób zaangażowanych w konflikt.

Możesz za to okazać każdej zrozumienie, tym bardziej jeśli wiesz już w czym rzecz i wiesz już co łączy a co dzieli skonfliktowanych. Rozumieć czyjś punkt widzenia, a zgadzać się z nim to dwie różne rzeczy. Ty udowodnij, że rozumiesz swoich podwładnych mimo wszystko stając się ich coachem. Wysłuchaj ich, ale nie oceniaj tym bardziej jeśli górę biorą silne emocje. Często ludzie, którzy czują się totalnie bezradni w ten właśnie sposób próbują udowodnić swoje racje. Inaczej po prostu nie mogą albo rzeczywiście nie potrafią.

PO PIĄTE – uspokój swój zespół, skonfrontuj skonfliktowanych i poszukaj rozwiązań.

Często jest tak, że gdy Romeo i Julia mają konflikt wie o tym także reszta zespołu. Może się, więc zdarzyć tak, że reszta będzie obrywała rykoszetem, a nawet jeśli nie to i tak sytuacja w pracy nie będzie najprzyjemniejsza i prędzej czy później konflikt tej dwójki odbije się na całym zespole. Czy tego chcesz? Chyba nie, więc po prostu pogadaj z pozostałymi podwładnymi o tym jaka jest sytuacja. Szczerze i bez owijania w bawełnę, postaw przysłowiową kawę na ławę i zapytaj jakie oni mają pomysły na rozwiązanie konfliktu rzecz jasna wszystko z pełną wiedzą i aprobatą skonfliktowanych. Oczywiście o ile sprawa nie dotyczy mobbingu czy molestowania. Jeśli jest aż tak poważnie bez konsultacji z działem HR raczej się nie obejdzie, ale jeśli nie, to wystarczy spotkanie we trójkę, w której strony wyjaśnią sobie wszystko z Twoją pomocą i bez obrzucania się „mięsem”.

Gdy zaś uznasz, że sytuacja została w miarę opanowana, zacznijcie wspólnie szukać rozwiązań. Co prawda na początkowym etapie tylko alternatywnych, ale w końcu od czegoś trzeba zacząć. Wspólnie zastanówcie się, więc co musiałoby się zdarzyć, aby ta sprawa doczekała się szczęśliwego finału i zróbcie z tego krótką listę, z której wyłuskacie receptę na sukces. Generalnie najważniejszy jest jak najkrótszy termin dojścia do porozumienia i potrzeba rozmowy z całym zespołem. Z kolei, gdyby uczestnicy sporu byli zbyt uparci, by się pogodzić, wskaż po prostu realne konsekwencje braku kompromisu.

PO SZÓSTE – kompromis w formie miszmasz.

Pomysłów jest wiele, ale żaden nie jest oszałamiający. No cóż, to częste zjawisko, gdyż nikt tak naprawdę geniuszem nie jest. Dlatego najlepiej jest stworzyć kombinację tych kilku najbardziej inspirujących, po czym postarać się połączyć je w jedno.  

Gdy już takowe pomysły się pojawią, spisz je, podaj każdemu i poproś, by wpisał tam swoje uwagi, jeśli je ma. Potraktuj to jak eksperyment a nie jak coś ostatecznego, bo najlepsze rzeczy rodzi chaos.

Co z tego wynika? Konflikt nigdy nie jest jednoznaczny, więc analogicznie wymagany jest w nim obiektywizm i brak krytyki. Pamiętaj, że winny jest proces, dlatego tak ważny jest dystans między człowiekiem a powstałym problemem. Mimo wszystko nie możesz zamieść problemu pod dywan, a w podbramkowych sytuacjach staraj się odnajdywać pozytywne punkty wspólne skłóconych ze sobą stron.