„Zrób dziś, to co masz zrobić jutro”. Prokrastynacja w miejscu pracy

Każdemu z nas zdarzy się od czasu do czasu zawalić coś ważnego, mimo że bardzo się staramy. Czasem dotrzymanie najzwyklejszego terminu jest iście heroicznym czynem. Co jednak dzieje się w momencie, gdy efektywność pracownika staje się tak niska, że nie jest on w stanie odpowiednio realizować swoich obowiązków i odkłada je na ostatnią chwilę?

Dosyć znane polskie przysłowie „Zrób dziś, to co masz zrobić jutro” jasno sygnalizuje nam, że nie warto jest zwlekać z wykonywaniem priorytetowych czynności, szczególnie jeśli zaliczają się one do grupy obowiązków zawodowych. Człowiek jest jednak tylko człowiekiem i często do wielu rzeczy musi się zmuszać. W jednym przypadku można wszystko zrzucić na karb lenistwa, ale w innym już nie. Czym więc konkretnie jest prokrastynacja?

Według definicji słownika prokrastynację rozumie się jako „odwlekanie/zwłokę” (łać; „procrastinatio”) i jest kontynuowana pomimo wiedzy o możliwych negatywnych konsekwencjach wynikający z zaniedbania pewnych działań, jak choćby utraty pracy. Daje to oczywiście chwilowe poczucie odprężenia, jednakże tylko na chwilę, ponieważ po pewnym czasie pojawia się refleksja, że przecież nic samo się nie zrobi, a terminy są nieubłagane.

Jak już powyżej wspomniano, prokrastynacja dla wielu ludzi jest równa lenistwu co zdecydowanie jest mitem. W prokrastynacji nie chodzi o „nic nierobienie”, ale o odkładanie rzeczy ważniejszych, (a często też mniej przyjemnych i trudniejszych w wykonaniu), na rzecz tych łatwych i przyjemnych.)

Prokrastynacja w życiu zawodowym

Może nieść za sobą naprawdę poważne konsekwencje, bo o ile w życiu prywatnym sprowadza się do błahostek, o tyle w pracy, zaniechanie czynności służbowych, w wielu przypadkach skutkuje po prostu jej utratą i rzutuje tym samym na jakość życia delikwenta.

Według przeprowadzonych badań wynika zresztą, że ponad połowa z nas ma z tym realny problem, natomiast tylko 15% odważnych przyznało się do tego. Co więcej ludzie potrafią odkładać nawet poszukiwanie zatrudnienia, a przecież wiedzą, że tylko praca jest w stanie zapewnić im przeżycie. Jest to, więc największy wróg produktywności jednocześnie równoznaczny ze stresem spowodowanym nawałem obowiązków na chwilę przed ważnym spotkaniem lub zebraniem zespołu.

Dlatego też tego typu problemy powinny być sprawnie rozwiązywane i stanowić punkt honoru dla wielu osób znajdujących się na stanowiskach kierowniczych, jak na przykład HR-owców bądź liderów.

Prokrastynacja nie jest walką z wiatrakami

Jak mogłoby się na pierwszy rzut oka wydawać.

Istnieją skuteczne metody radzenia sobie z nią, ale w pierwszej kolejności należy poznać przyczynę problemu. Trzeba umieć patrzeć wielowarstwowo, bo źródło bywa różne, a niekiedy sam szef prowadzi swój zespół ku samozagładzie.

Jednak do rzeczy, poniżej znajduje się lista powodów, dla których pracownicy wolą śpieszyć się powoli.

Lęk przed niepowodzeniem – jest stary jak świat i dotyczy także tej sfery i też ma na ludzi różny wpływ. Na jednych wpływa pozytywnie na drugich zaś negatywnie pchając ich niejako do autodestrukcyjnych działań. Obawa przed porażką wpływa na działania, a właściwie na ich brak, gdyż wizja negatywnych konsekwencji własnego postępowania rodzi próbę ucieczki przed nimi. To jest swoisty mechanizm obronny, dlatego też ludzie często boją się otrzymania nawet informacji zwrotnej w obawie przed negatywną oceną środowiska. Nie inicjują nawet próby doprowadzenia przedsięwzięć do końca, już z góry zwiastując im klęskę.

Wówczas najlepiej jest przyjrzeć się modelowi szefowania w firmie oraz temu jak zespół reaguje w sytuacjach stresowych, chociażby w sytuacji kryzysu, krytyki czy „gonienia” terminów.

Niepowodzenie nie może przecież warunkować niczyjej wartości ani jako pracownika, ani tym bardziej jako człowieka. Tak się po prostu zdarza i dobry lider powinien mieć tego świadomość.

Nawał zadań – jeśli pracownik czuje się przytłoczony to nawet jedno zadanie może wydawać się ponad jego siły szczególnie jeśli jest złożone i wymaga czasu do realizacji. W głowie pracownia jak mantra przewija się myśl, że nie poradzi sobie z taką ilością zobowiązań, toteż czuje się bezpieczniej oddalając perspektywę ich wykonania na termin późniejszy. Co w efekcie prowadzi go w błędne koło, bo stare obowiązki przecież nie znikają, a systematycznie pojawiają się nawet nowe.

Tego typu kłopoty pojawiają się w momencie, gdy pracownicy czują braki kadrowe, toteż najlepszym rozwiązaniem jest po prostu uzupełnić je odciążając tym samym resztę kadry.

Ustalenie priorytetów – Osoby ulegające prokrastynacji mają z tym duży problem. Niedopilnowanie lub nawet niewyznaczanie ich prowadzi do dużego chaosu i w konsekwencji to co najważniejsze jest pozostawione na sam koniec.  Zdenerwowani natomiast, nie jesteśmy w stanie dobrze zebrać myśli.
W związku z czym niezwykle pomocny może okazać się w tej sytuacji pewien system wartościowania zadań (A – bardzo istotne, B – istotne, C – najmniej istotne.)

Zmęczenie oraz brak koncentracji – Deficyt energetyczny i zaburzenia koncentracji to te powody, które najczęściej prowadzą do prokrastynacji zadań. Brak snu, niezdrowy tryb życia czy nadgodziny w pracy to tylko niektóre czynniki warunkujące omawiane zjawisko.

Dlatego tak istotne jest posiadanie hobby, po to by praca nie zdominowała całego naszego życia. Tyle mówi się o work-life balance, ale nic nie przychodzi samo. Odpoczywać też trzeba umieć, więc pozwól sobie na to.

Prokrastynacja to już w zasadzie plaga. Nie ma jednak sensu od razu skreślać pracownika tym bardziej jeśli widzisz w nim potencjał. Zamiast tego porozmawiaj z nim, uświadom, że ma problem, któremu wspólnie możecie zaradzić.