Delegowanie zadań w pracy menadżera

Wewnętrzne blokady przed delegowaniem zadań to zmora wielu młodych menadżerów. Jedni się tego boją, drudzy nie potrafią, a jeszcze inni nie chcą wyjść w oczach nowych podwładnych, z którymi do niedawna pozostawali w wyłącznie koleżeńskich stosunkach, na zadufanych w sobie lub wywyższających się. Czasem potrzeba czasu, by młody lider zrozumiał powagę roli, którą pełni. Prawda jest taka, że to zespół jest głównym „paliwem” menadżera.

Szok po-awansowy

Następuje w momencie, gdy człowiek jeszcze do niedawna piastujący inne stanowisko musi zaadaptować się do nowej (nie zawsze lepszej) rzeczywistości. I to właśnie na tym etapie pojawiają się problemy młodego menadżera z delegowaniem zadań. Nie zdołał on bowiem wyjść jeszcze ze starego schematu działania, gdzie to jego rozliczało się z efektów pracy, a nie on oceniał cudzą. Jak wobec tego można to zmienić?

Zasada małych kroków…

Na dobry początek powinna wiele ułatwić. Konieczna jest też potrzeba zobaczenia całej sytuacji z innej perspektywy. Jako coś korzystnego, a nie przymus rozpatrywany wyłącznie jako zło konieczne. Twoje zasoby także są bardzo istotne niemniej na początku musisz przede wszystkim nauczyć się wymagać. Chcąc z rozmysłem, powoli i stopniowo rozegrać tę „partię”, zacznij od delegowania drobnych rzeczy. W ten sposób spokojnie oswoisz siebie i innych z nową sytuacją i bez żadnej presji wdrożysz się w nowe obowiązki.

Wszyscy jesteśmy tylko ludźmi i każdy inaczej reaguje na zmiany. Miej świadomość, że Twój zespół też musi mieć czas, by przyswoić nową sytuacje.

Więc spokojnie, nie od razu Kraków zbudowano.

Dokładna analiza

Nie da się podjąć skutecznego działania, nie dokonawszy uprzednio poważnej analizy sytuacji. Pierwszy krok jest zawsze trudny, toteż właśnie dlatego trzeba go skrupulatnie zaplanować, tak by zminimalizować ryzyko błędu. Oto sprawy, o których należy pamiętać zanim jeszcze zdecydujemy się ruszyć z miejsca rozpoczynając delegowanie zadań.

1. Oszacuj czas – najdokładniej jak jest to tylko możliwe. Twoi pracownicy muszą czuć swobodę działania, by nie robić niczego pod presją. Tak więc czas, który im dasz na realizację przedsięwzięcia powinien być adekwatny do ilości pracy potrzebnej do jego wykonania.

Nie zapomnij o rezerwie czasowej w razie komplikacji. Bądź przygotowany na wszystko.

2. Nie zwlekaj – Nie ma sensu odkładać delegowania zadań. Dlaczego? Popatrz wyżej, poza tym może się okazać, że nie wszystko mogą wykonać podwładni, albo też nie muszą, ponieważ Ty jesteś w stanie zająć się tym lepiej.

Umiejętne rozplanowanie wspomoże też niewątpliwie efektywność firmy i pomoże uniknąć stresowych sytuacji związanych z nieadekwatnym rozdzielaniem zadań. Bardzo dokładnie przyjrzyj się swoim pracownikom i postaraj się dostosowywać zadania do ich umiejętności oraz talentów, a także kierunku rozwoju.

Pomyłka nie jest niczym złym, ale lepiej jej unikać. Dlatego staraj się działać z rozwagą. Nie lekceważ nawet przydzielania tych niechcianych zadań przedstawiając je w jak najlepszym świetle. Najlepiej w kontekście dobra wspólnego.

3. Okazuj wsparcie i zaangażowanie – Zawsze. Nie tylko w okresie wykonywania przez podwładnego zadania. Bądź otwarty i dostępny, po to byś w przyszłości nie dowiadywał się o wszystkim ostatni i w ostatniej chwili, kiedy już nie będzie czasu na ewentualne poprawki. Nie popełniaj błędu wielu menadżerów i nie narzucaj ludziom swojej dostępności na zasadzie „od-do”. To Ci się nie opłaci.

Wartość delegowania zadań coraz bardziej rośnie. Niegdyś wystarczyły zespoły do delegowania a na chwilę obecną nawet od członków takich grup wymaga się pewnej wiedzy i umiejętności. Wygodniej jest po prostu powierzyć od razu pewien konkretny obszar niż rozdzielać wszystko i delegować każdą rzecz z osobna. To daje większe pole do popisu oraz samorealizacji podwładnym, więc pozwól im się rozwijać.