Wydajność w walce z efektywnością…

Szerokie grono menadżerów uważa „wydajność” i „efektywność” za wyrazy bliskoznaczne. Tymczasem rzeczywistość każe im szybko zweryfikować ten pogląd, gdyż okazuje się, że omawiane terminy diametralnie mogą się od siebie różnić. Dlaczego tak się dzieje? Z bardzo prostego powodu, przez ostatnie trzy dekady wpajało się nam, że efektywność wygrywa z wydajnością w związku z czym jedyny słuszny kierunek jaki możemy obrać, to koncentrowanie się właśnie na niej. Zbyt wiele się jednak zmieniło, by można było tak po prostu stać w miejscu.

Definicja efektywności sprowadza się do prostego założenia, aby robić to samo przy znacznie mniejszym nakładzie czasu oraz pracy, a być może także pieniędzy.  Nie dziwi, więc fakt, że wielu przedsiębiorcom taka opcja wydaje się być nader atrakcyjna. Na drodze wdrażania tych zmian ucinają godziny pracy, ale nie zmieniają swoich wymagań co do jej wyników. W efekcie zaczynają się oszczędności, gdyż w związku ze zmianami firma wydaje już mniej na własny rozwój. Efektywność zatem w głównej mierze skupia się na oszczędnościach, których celem jest poprawa rentowności firmy.

Z kolei wydajność, choć z początku łudząco podobna do efektywności ma za zadanie zwiększyć efekt przy stałych nakładach. Miarą wydajności jest wzrost wielkości produkcji odpowiadający godzinie pracy w ustalonych granicach czasowych. Dzięki czemu pojawia się możliwość zwiększenia zasobów przy jednoczesnym zachowaniu dotychczasowego czasu pracy. W odróżnieniu do definicji efektywności tutaj zwiększa się jedynie wielkość produkcji natomiast reszta zostaje bez zmian.

Na przestrzeni ostatnich trzydziestu lat pracodawcy zaopatrzyli się w niewymierną bazę możliwości mających dopomóc im w realizacji tych zamierzeń. Potrafią identyfikować marnotrawstwo tak cennego przecież czasu, a także niezbędnych w działaniu materiałów pomocniczych mających utorować im drogę do eliminacji szkodliwych przekonań, a co za tym idzie, do zwiększenia poziomu produktywności.

Jeśli natomiast dalej nie możemy doczekać się spodziewanego wzrostu, najchętniej sięgamy po radykalne rozwiązania. W tym przypadku po redukcję zatrudnienia. Jest to duży błąd, a desperackie próby zwiększenia efektywności za wszelką cenę, zdają się wyczerpywać albo nie dają już spodziewanych efektów. W takiej sytuacji nie ma w zasadzie innego rozwiązania jak tylko sięgnąć po nowe i nie opierać się zmianom.

Jeśli Twoja firma ma kryzys, a Ty gorączkowo zastanawiasz się jak to zmienić, zastopuj na chwilę, by przyjrzeć się trzem złotym zasadom najlepszych biznesowych graczy, gdzie z pewnością znajdziesz receptę na sukces.

Zasady tych firm są następujące:

1. Organizacja pracy ma wiele wspólnego z wydajnością – gdyż około 20% wydajności „zjada” tak zwany „opór organizacji”. Do tego enigmatycznego pojęcia zaliczamy przede wszystkim struktury (tu znowu metafora) tak zwanych „pochłaniaczy czasu”, którzy stają ludziom na drodze do realizacji ich zamierzeń i powierzonych obowiązków.

Liderzy mają, wobec tego obowiązek eliminować powyższe przeszkody poprzez upraszczanie struktury przedsiębiorstwa, weryfikować wartości oraz podejmować walkę z biurokracją.

2. Utalentowani pracownicy dźwignią interesu – ponieważ umiejętnie wykorzystani są w stanie budować nowe strategie polepszając wyniki całej firmy. Przydzielając im zadania ograniczające ich, szef tak naprawdę „podcina” skrzydła całej firmie.

W każdej firmie tkwi potencjał, który trzeba tylko umieć dobrze wykorzystać. Generalnie w   organizacji jest ich aż 15%.

Menadżerzy dobrze prosperujących przedsiębiorstw ogromną wagę przywiązują do tak zwanych firmowych „gwiazd” wiedząc, że to w nich tkwi klucz do sukcesu zespołu. Przydzielają im zatem zadania, w których nie dość, że będą mogli się wykazać, ale przy okazji także znacząco wpłynąć na dalsze prosperowanie swojego miejsca pracy.

3. Niewykorzystana energia jest świetnym motorem do działania – O ile zostaje w ogóle zauważona. Często jednak jest zbywana dla zguby reszty, bo ludziom brakuje motywacji. Tymczasem wydajność zmotywowanego odpowiednio pracownika zwiększa się o ponad 2% względem pracownika przed motywacją.

Firma jest jak ul, wymaga synchronizacji, aby cel został osiągnięty. Toteż dlatego rekiny biznesu ogromną uwagę poświęcają na badanie celów swoich pracowników. Muszą się one pokrywać z celami ogółu inaczej nie może być nawet mowy o sukcesie. Poczucie autonomii i odpowiedzialności pozwala ten stan osiągnąć o co starają się kierownicy dobrych firm niekiedy z mozołem.

Nadchodząca dekada może zmienić wszystko w aspekcie postrzegania produktywności.  Dlatego też praca nad sposobami jej zwiększenia bez konieczności zwolnień jest tak istotna. Zatem już teraz staraj się powoli usuwać przeszkody, zacznij doceniać najbardziej utalentowane jednostki, motywuj z klasą i wiedz, że na pewno nie przejdzie to bez echa w przyszłości.