Zadaniowość zawsze w cenie

Zadaniowość szczególnie w dzisiejszych czasach może być towarem deficytowym, a więc jest umiejętnością niezwykle pożądaną. Kolejne dni przynoszą nam nowe wyzwania, z którymi wszyscy musimy sobie jakoś radzić. Jeśli jednak zbyt mocno przytłoczy nas ilość nałożonych na nas obowiązków to może się wkrótce okazać, że utracimy nad wszystkim kontrolę. Co robić, by do tego nie doszło? Odpowiedź znajdziesz poniżej.

Efektywne zarządzanie

Według Davida Allena autora książki Getting Things Done polega w głównej mierze na realizacji strumienia zadań poprzez spełnienie kilku podstawowych czynników. Takich jak:

1.Porządkowanie tak zwanych „rozpraszaczy”

Stanowi punkt wyjścia do dalszych działań. Jest to proces polegający na identyfikacji tych przedsięwzięć, które w różnym stopniu hamują naszą sprawczość przekierowując naszą uwagę na inne, mniej istotne tory. Skuteczna realizacja zadań będzie działać tylko w momencie, gdy zdobędziesz absolutną pewność, że Twojej głowy nie zaprząta już nic co mogłoby Cię ewentualnie rozpraszać. I nie martw się, że nie dasz sobie rady, ponieważ masz do tego odpowiednie środki jak chociażby: notatniki, wiadomości e-mail tudzież inne narzędzie pozwalające rejestrować dźwięk.

Przy czym warto dodać w tym miejscu, że aby ten plan się powiódł musisz „przesortować” dane w swojej głowie, po to by odpocząć od natłoku myśli. Ponadto gdy już zgromadzisz tyle „szufladek” w swoim umyśle ile jest Ci potrzebne (nigdy więcej) pamiętaj o tym, by je regularnie „sprzątać”, ponieważ z czasem nawet w naszej głowie gromadzą się „śmieci”

2. Poddawanie analizie spraw oraz porządkowanie wyników

Co prawda David Allen potraktował ten proces jako dwa odrębne, jednakże w praktyce naprawdę ciężko je od siebie odseparować. O co w tym chodzi? Ano po prostu o to, by umiejętnie podzielić absorbujące Cię kwestie na kilka kategorii. Wobec tego musisz wybadać przede wszystkim istotę sprawy oraz to co wypadałoby z nią zrobić. Zatem na pierwszym etapie tradycyjnie określasz z czym masz do czynienia, a potem ewentualnie to czy warto zaprzątać sobie głowę daną sprawą. Jeśli tak to według Allena możesz zadziałać na trzy sposoby. To znaczy:

• Wykonać zadanie od razu – o ile nie zajmuje więcej niż dwie minuty.
• Podjąć się delegowania przedsięwzięcia – szczególnie w sytuacji, gdy nie czujesz się kompetentny, by coś zrobić, bądź nie masz wystarczającej ilości czasu, aby się za to zabrać.
• Zostawić je na później – jeśli zajmuje więcej niż dwie minuty i jeśli czujesz, że koniecznie musisz je zrobić sam.
• Są też sprawy, które nie wymagają od Ciebie reakcji w ogóle (tzw „śmieci”) i takie, nad którymi będziesz musiał pochylić się w przyszłości (tzw „inkubacja”/”odnośniki.)

3. Przegląd możliwych opcji i wybór najlepszej z nich

Jest elementarną częścią całego procesu, gdyż pozwoli Ci „odsiać” ważne sprawy od tych mniej istotnych. Warto jest robić to regularnie, jednak sama forma opróżniania zależy już tylko i wyłącznie od Ciebie (np. poprzez sprawdzanie kalendarza), bo grunt to regularność. Najlepiej jest dokonywać takiego przeglądu raz w tygodniu.

4. Podejmowanie zaplanowanych działań

Pojawiające się na samym końcu tego procesu i do czego niewątpliwie przyda się odpowiednie rozplanowanie zadań w czasie. Przecież powinieneś wiedzieć, kiedy omówić sprawę biznesową z klientem, a kiedy z podwładnymi. Wszystko zależy od Ciebie.

Przedstawiony powyżej tzw. strumień zarządzania przedstawia się dużo szerzej. Opisane tutaj zasady, mimo tego, że stanowią namiastkę zagadnienia, to jednak budują dobre podwaliny dla chcących większego rozeznania w temacie. Wszystko po to, byś skuteczniej realizował zadania w swojej firmie.