Podstawowe zalety wynikające z social collaboration

Nie da się ukryć, że na przestrzeni ostatniej dekady technologia stała się ważną częścią codzienności w wielu firmach. Takie są fakty i trudno z nimi walczyć można je natomiast zaakceptować i postarać się zrobić wszystko, by nowe nie stało się naszym wrogiem. Wystarczy zrozumieć, a przede wszystkim zobaczyć jak wiele korzyści może płynąć z innowacji. Systemy takie jak ERP- Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa (ang. Enterprise Resource Planning)  czy CRM( ang.Customer Relationship Managemet) istotnie wspomagają wymianę wiedzy i informacji. Ponadto są one na tyle inteligentne i zaopatrzone w szereg opcji, że bez trudu pomagają firmom rozwijać się i budować efektywną komunikację między pracowniczą nawet w przypadku pracowników zdalnych. Ponadto tworzy konkurencję oraz przewagę w stosunku do innych. Jakie, wobec tego moduły przewidziane są do wspomnianej współpracy zdalnej? Przeanalizujmy je.

Wzrost dynamiki pracy

Systemy wspierające mają tę przewagę nad innymi środkami przekazu, że stanowią swoistą przechowalnię ważnych dokumentów. Inaczej niż w przypadku poczty elektronicznej czy komunikatorów typu Facebook, udostępniają swoim pracownikom oś czasu otwartą dla nich w każdym potrzebnym momencie. Jednocześnie daje możliwości podobne do znanych już nam z powszechnych serwisów społecznościowych co ułatwia obsługę niemal wszystkim. Moduły te w szybki i prosty sposób podają informacje, ustawiają niezbędne powiadomienia i przydzielają wiadomości pod konkretne projekty i przedsięwzięcia. Znacznie ułatwia to współpracę pomiędzy działami, a nawet w rożnych częściach kraju lub świata.
Efektywność w firmie to także umiejętność monitorowania postępów pracy, a wiadomość o niej w przypadku korzystania z niniejszego systemu, przekazywana jest bezpośrednio do niego. Wtedy w konkretnej grupie pojawia się stosowna informacja typu feedback albo o dyspozycjach od szefa czy klienta. Wszystko odbywa się etapowo, a pracownicy mają jasny przekaz o tym czy mają iść dalej, a może, aby  zatrzymać się nad jakimś aspektem analizując go ponownie i nanosząc niezbędne poprawki.
Takie działanie naprawdę zaoszczędza mnóstwo cennego czasu.

Kontrola i bezpieczeństwo danych

Nikt nie lubi tracić zasobów wypracowywanych przez być może nawet długie lata. Doświadczenie oraz wiedza są cenną skarbnicą niezbędną dla dalszego rozwoju firmy. Toteż odpowiednie zabezpieczenie ich staje się obowiązkiem każdej dobrze prosperującej firmy. Przechowywanie ich, w którymś ze wspomnianych systemów nie tylko bardzo ułatwia późniejszy dostęp do nich, ale przede wszystkim pozwala mniej doświadczonym pracownikom rozwijać się za pomocą wiedzy oraz rozwiązań zdobytych (i zachomikowanych) przez starszych kolegów. Wiedza ludzi po fachu to niejednokrotnie skarb znacznie cenniejszy od suchej i niekiedy bardzo zdawkowej informacji.

Hierarchiczny podział informacji według indywidualnych potrzeb

Sortowanie kluczowych informacji według istniejących aktualnie potrzeb i preferencji staje się możliwe właśnie dzięki wspomnianym już systemom ERP i CRM. Podgląd danych w systemie działa na zasadzie wspomnianego już Facebooka, gdzie informacje pokazywane są na tak zwanej tablicy danych. Upublicznione są tam wiadomości do i od konkretnego użytkownika systemu, można tworzyć harmonogramy, dodawać pliki i zdjęcia, oznaczać konkretnych użytkowników. W systemie tym możliwe jest tworzenie plików roboczych, grup natomiast przejścia pomiędzy widokami możliwe są dzięki jednorazowemu kliknięciu myszką. Systematyzuje to pracę, ale co ważniejsze dostosowuje wszystko według indywidualnych potrzeb danej jednostki.  Medium to sprawdza się też doskonale w przypadku przeprowadzenia potrzebnych dyskusji pomiędzy użytkownikami, co znacznie ułatwia i wspiera komunikację interpersonalną, a także efektywny rozwój firmy.

Współpraca to nie sentyment – to konieczność ekonomiczna

Omówione powyżej systemy niewątpliwie wychodzą naprzeciw wielu prężnie rozwijającym się przedsiębiorstwom. To dzięki nim wgląd w informacje i wszelkiego typu prognozy, koszty przedsięwzięć, a nawet czas im poświęcony staje się łatwiejszy. Nie da się ukryć, że są rozwiązaniem na miarę XXI wieku. A czy Ty już z nich korzystasz?